Na madrugada de sábado para domingo (30 de março), entramos no horário de Verão, ou seja, quando for 01h00 os ponteiros do relógio devem ser adiantados para as 02h00. O que inicialmente pode ser apenas uma hora a menos de sono num domingo, para os viajantes de negócios, pode ser um desafio

Entre reuniões, voos e estadias em hotéis, a mudança da hora de Verão pode ser um desafio para os viajantes de negócios. O que inicialmente parece ser apenas uma hora extra ou menos de sono num domingo, pode ter outras implicações, nomeadamente no que diz respeito a agendar compromissos ou a contabilizar despesas de viagem.

Mesmo sem a mudança de hora, é comum a estes viajantes confrontarem-se com dificuldades em cumprir os seus planos devido a imprevistos. e acordo com o Inquérito Global sobre Viagens de Negócios da SAP Concur – Global Business Travel Survey by SAP Concur – cerca de quatro em cada cinco viajantes (80%) estão a tomar medidas proativas no seu dia a dia para garantir que chegam a compromissos importantes a tempo ou que regressam a casa em segurança. Planeiam intervalos de tempo para a chegada (34%), para a partida (19%) ou mesmo para ambas (27%).

Eis alguns aspetos adicionais que devem ser tidos em conta com a próxima mudança de hora e a forma como as empresas podem ajudar os seus empregados a chegar a horas, mesmo que o dia seja mais longo ou mais curto.

Quem viaja por motivos profissionais e a mudança da hora: um desafio adicional

As viagens de negócios são muitas vezes fonte de stress – Business trips are often stressful – acordar cedo, voos e horários apertados deixam pouco espaço para a flexibilidade. A mudança de hora agrava ainda mais esta situação. Os viajantes têm de estar particularmente atentos de manhã cedo, pois o relógio é adiantado ou atrasado uma hora.

Cerca de 43% dos viajantes de negócios consideram o período que antecede a sua viagem – incluindo o planeamento, a reserva e a organização – particularmente inquietante. A mudança de hora pode ter um impacto negativo nos níveis de stress e no sono, enquanto a hora de partida para o aeroporto, mas também os horários dos voos ou os voos de ligação podem ser afetados com esta mudança. Nesse sentido, os viajantes devem estar atentos não só aos seus voos de ida como igualmente à sua viagem de regresso ao destino de origem.

Planear os compromissos, tendo em conta as diferenças horárias

As viagens de negócios internacionais são particularmente difíceis – International business trips are particularly challenging – na medida em que os diferentes países não acertam ponteiros ao mesmo tempo. Se por um lado a Europa introduz a hora de Verão no último domingo de março e termina no último domingo de outubro, outros países obedecem a regras distintas. A título de exemplo, refira-se que nos Estados Unidos da América e no Canadá os relógios são mudados no segundo domingo de março e no primeiro domingo de novembro. Acresce que a hora em Portugal não é a mesma que nos restantes países europeus, com exceção do Reino Unido.

Esta combinação de alterações torna o agendamento mais complicado durante estes períodos. Para marcações internacionais e reuniões virtuais, as empresas e os seus funcionários devem prestar muita atenção à data em que ocorre a mudança de hora em cada país. Se este aspeto não for tido em conta, um compromisso pode ser marcado uma hora mais cedo ou mais tarde. As empresas devem aconselhar os seus empregados a utilizar cuidadosamente o calendário e as ferramentas de reunião para evitar mal-entendidos. Ao efetuar marcações se o facto de estar no mesmo fuso horário não é um grande obstáculo, uma hora adicional de diferença horária de manhã ou à noite pode custar-lhe o sono ou a sua habitual folga.

A mudança de hora também pode ter um impacto nos horários de trabalho. Se os colaboradores trabalharem num país com um fuso horário diferente, as horas extraordinárias ou os períodos de descanso podem ser afetados. As empresas devem definir regras claras para o registo do tempo de trabalho durante as mudanças de hora ou seja, as ferramentas de calendário e de registo de horas devem processar corretamente a mudança de hora. Desta forma, é possível evitar a sobreposição de prazos e o registo incorreto de horas.

Ter em conta a mudança de hora na contabilização das despesas de deslocação

Além dos desafios de agendamento dos seus compromissos, os viajantes de negócios devem igualmente ter em conta a diferença horária quando contabilizam as suas despesas de viagem. O registo das horas de trabalho e as despesas de refeição adicionais associadas podem ser afetados pela mudança de hora.

As empresas e os seus colaboradores devem verificar se a duração da viagem e, por conseguinte, o limiar do subsídio diário de refeição, foi alterado. Uma viagem de negócios com uma duração inicial de oito horas, que dá direito a uma ajuda de custo de X euros, pode ser encurtada para sete horas devido à mudança de hora, o que significa que a ajuda de custo inicial e com a qual o viajante contava, deixa de ser aplicável. Esta situação tem particular incidências nas viagens noturnas ou nas que se realizam de madrugada.

As empresas devem indicar as caraterísticas especiais da mudança de hora nas suas diretrizes relativas às despesas de viagem. Regras claras sobre a forma como a mudança de hora afeta a reclamação das despesas de refeição adicionais ou o cálculo das horas de trabalho ajudam a evitar mal-entendidos. As ferramentas digitais ajudam a registar automaticamente essas alterações.

Planear atempadamente e evitar erros

A mudança de hora pode parecer um pequeno pormenor à primeira vista, mas pode ter um grande impacto tanto no planeamento das viagens como na contabilidade das viagens de negócios. Os viajantes devem verificar as suas horas de partida, reuniões e relatórios de despesas de viagem com bastante antecedência para evitar surpresas desagradáveis. As empresas podem ajudar com diretrizes claras e ferramentas digitais para garantir que a próxima viagem de negócios decorra sem problemas, mesmo com a mudança de hora.